Excel関数　計算以外に、文字列を扱うことも多い（2）文字列を取り出す

こんにちは。「経理と事務のまなび塾」あやのはるかです。

日々の業務で、「この文字のココだけ欲しい」というとき、ありませんか？

別々のセルに入っている文字列をつなげる関数について前回ご紹介しましたので、今度はセルに入力されている文字の中から一部の文字を取り出すときに使う関数についてご紹介します。

一部の文字を取り出すという関数を知っていると、データ加工や、既存のデータを流用して新たなデータを作るときなど重宝するかと思います。最近では、郵便番号と住所がつながっているデータの郵便番号と住所を分ける作業や、ネットバンキングのデータを加工するときに使いました。

どの位置から文字を取り出す？　

文字列から一部の文字を取り出す方法として、左側から・途中から・右側からという3つのケースがあるので、関数もそれぞれに対応するものが用意されています。

左側から取り出すのは、「LEFT関数」、途中から取り出すのは「MID関数」、右から取り出すのは「RIGHT関数」となります。日頃よく使うのは「MID関数」かなと思いますが、どれも「文字を取り出す」という目的は同じなので一緒に覚えてしまいましょう。

LEFT関数とRIGHT関数は使い方はほぼ同じで、取り出したい対象の文字列の左端または右端から取り出したい文字数を指定します。

左、または、右から取り出す

使い方がよく似ているLEFT関数とRIGHT関数についてみていきましょう。

例えば、対象の文字が経理と事務のまなび塾だとします。左側から2文字取り出したいときは次のように書きます。

=LEFT(“経理と事務のまなび塾”,2)　　

今度は、右側から4文字取り出したいとします。この場合は次のように書きます。

=RIGHT(“経理と事務のまなび塾”,4)

このように、=(イコール)の後ろの関数名が違うだけで、設定の方法は同じですね(^^♪　「=関数名（文字列,文字数）」という形で設定していることがわかるかと思います。

今回は直接文字列を指定したので、””(ダブルクォーテーション)で文字を囲いました。Excelでは数式を使うときに文字列を参照する場合は””で文字列を囲うというルールがあります。

関数を使うときは、一般的に直接文字列を指定することは少なくて、セルを指定します。セルを指定する場合は””は不要です。例えば「B2セル」を指定する場合は”経理と事務のまなび塾”の部分を「B2]に置き換えればOKです。

関数を入れたExcelのサンプルファイルはこちらから確認できます。

　　

文字の途中（任意の位置）から取り出す

それでは次に「MID関数」についてです。左端や右端からではなく、文字列の途中の位置から●文字抜き出したいというときにMID関数を使って取り出すことができます。

また同じ文字列を例として使いますが、経理と事務のまなび塾から事務という文字を取り出したいとします。事務は左から4文字目から始まる2文字の文字列なので次のように書きます。

=MID(“経理と事務のまなび塾”,4,2)

MID関数は、LEFTやRIGHTより設定する項目が1つ多くなっています。　=関数名（文字列,開始位置,文字数）という形で設定するきまりなので、上の式の4は開始位置を設定しています。

まとめ

関数を知らなければ、取り出したい文字をドラッグして切り取り、貼り付け‥という作業をすることになりますが、関数を使えば後はコピーすればよいので楽で速いです。

数件のデータなら関数を使わなくてもそれほど不便さを感じませんが、数十件、数百件となればドラッグ・切り取り・貼り付け‥の繰り返しで作業することは大変！というか、やりたくないですよね。

この関数は、知れば使う機会が多いかと思います。是非、日々の業務で使ってみてくださいね。

複数のデータから文字を取り出す作業をするとき、常に文字の数や、取り出したい位置がおなじとは限りません。そんな時は、LEN関数やFIND関数を組み合わせて使います。今日紹介した関数について理解出来たら、次は関数を組み合わせた応用的な使い方にも挑戦してみてくださいね。

今日紹介した関数を入れたサンプルファイルはこちらからダウンロードできます。活用いただければ幸いです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

あやのはるか