【事務】整理整頓も仕事のうち　片づけをスケジュールへ組み込もう

どのような仕事でも、環境が整っていると仕事がしやすいですよね。

空調、照明、音など、オフィスに他の人がいる場合自分自身で何もかもを快適にすることは難しい。とはいえ、せめて自分のデスク回りとよく使う場所はすっきり片付いていると気持ちが良いものです。必要なものはすぐに取り出し利用できる状態・何がどこにあるのかすぐわかる状態にしておきたものですね。

今日は、忙しい時ほど片付けよう！というお話です。よろしければお付き合いください。

忙しいときほど、片付けてみること

忙しいときは、片づけている暇があるなら少しでも事務仕事を進めたいと思ってしまうもの。これをやったら次はアレとアレを。あ、それもやらなきゃ。

• 忙しい→使ったものを乱雑に戻す→後で「あれ？ここへ入れたはずなのに・・」(見つからない）
• 忙しい→とりあえず、ここに置いておこう→書類が雪崩を起こす・・（うわ！どうしよう）

そして、気が付いたら何か新しい仕事ををするたび何かを探している状況を繰り返していませんか？

いやいや、私は探し物なんかしていない・・そう思っても、実は無自覚なだけで、ものを探している時間は意外と多いのですよ。一度、「私は毎日どのくらい探し物に時間を費やしているか？を意識してみましょう。きっと、「意外と多いじゃん」という発見があると思います。

忙しい時は、自分で意識して区切らないと、仕事に追われて心が押しつぶされそうになってしまいます。

体を動かすことで血行が良くなるという効果もありますよ。気分転換も兼ねてぜひ！　定期的に、5分~10分、仕事の一つとしてスケジュールに組み込んでみましょう。片づけることで仕事の効率が上がることが実感できるかと思います。

暇だから片付けるのではなく、忙しいからこそ、片づけるのです。

　　　

基本の手順～まずは、対象物の把握

では、片づけをするとして、どのようなことに気を付けて、何をどのような手順ですればよいのでしょうか。

ポイントを以下にまとめましたので参考にしてくださいね。オフィスでの書類整理に限らず、何かを片付ける時の基本はすべて同じです。

• 収納グッズは最初には買わない。
• 片づけたい場所の片づけの期限を決める　→　覚悟する
• 対象物（今回片づけたいもの）の全体量を把握　→　まずここからスタート！
• いるもの・いらないものを分ける、捨てる　→「整理」
• ルールを決める（どのように分類、グループ化するか　どこに置くか）→「整頓」
• タイマーをセット、深呼吸してから始める　→　時間が来たら潔くやめる
• 今後のスケジュールを決める　→すぐできないときは、いつやるか？　頻度は？

一番大切なことは、片づけたい場所にあるものをすべて出して、片づける対象のもの（紙資料やデータ）の全体量を把握するということです。一度に広範囲のものをすべて出すには、時間もかかるので、一か所あるいは一種類のものに絞って10分くらいでできるものから始めるとよいでしょう。

もし、片付けに時間がかかったり、片づけたはずなのに片付かない場合は、目についたものから順番に片付けていませんか？

　　　

まとめ　楽しく続けよう

片づけのノウハウはいろいろあり、事細かく話すととても長くなるので、ポイントだけをお話ししました。

私は事務職なのですが、定時の20分前になったら、約10分間、明日の予定と優先順位を考えながら仕事のファイルや資料を片付けます。優先順位の高い仕事に翌朝すぐ着手できるように、仕事ファイルをトレーの一番上に置きトレーをキャビネットにしまいます。

残りの10分は、普段からストックしてある5分くらいでできる仕事をしながら、頭は今晩の夕食のことや、今日のウォーキングルートを考えます。

義務だと思うと憂鬱ですが、気分転換になるし、探す時間が無くなってスムーズに仕事が運ぶことが実感できれば片付けも楽しくなるのではないでしょうか。

ぜひ、片づけ習慣をスケジュールに組み込んでみてくださいね。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

あやのはるか