【経理】　領収書を発行するときの疑問

こんにちは。まなび塾のあやのです。

売上代金の受け取りは、銀行振り込みなので通常は領収書を発行しませんが、発行を希望される場合があります。

先日、領収書を発行してほしいと取引先から依頼がありました。年間を通して数件依頼を受けることがありますが、発行するのは久しぶり・・。営業さん経由で連絡をもらった内容では領収書発行するために必要なの情報がそろっていないので、まずはデータを調べる作業から始めました。

　　　　

社名変更　あて名は「旧社名」or「新社名」？

連絡があった取引先の名前には聞き覚えがなく、検索すると、該当するものがない。取引内容のコードで検索してみると、聞いていた社名とは違うので「社名変更があったのかな？」と思い問合せしてみると、吸収合併で社名変更があったとのこと。

入金があった日より時間がたってしまってから領収書の発行をする場合、今回のように社名が変更になっていることもあります。そこで湧いてくる疑問ですが、「宛名」は、入金当時の社名なのか、領収書を送付する新社名なのか。また、領収の日付はいつなの？ということだと思います。

社名については、旧社名（入金当時の社名)、日付は実際に入金された日となります。

　　　

発行するときに必要なこと

領収書を発行するために必要な情報は、「宛名」「入金日」「どの銀行へ」「金額」「請求内容」「税率」です。領収書を発行してほしいと他部署経由で依頼があったときは必要な情報がそろっていないことが多いので、正確に発行するためにデータはよく確認しましょう。

入金後、数か月過ぎての領収書依頼の場合、社名が変更になっていないかということも確認が必要だということ、新たな気づきがありました(^^♪

対面で販売して領収書を渡すのではないので、確認はしっかりとしましょう。

日付や金額など、間違った内容で発行して取引先へ渡してしまったら、新たに作り直しましょう。また、やむを得ない事情で再発行の依頼があったときは、再発行であることを記載し、新規で発行したときと同じように収入印紙の貼付も必要です。

領収書を送る場合、送付状を作成して同封、封筒には「領収書在中」と記載します。記載することで中身がわかり、担当部署へ間違いなく渡してもらえます。

　　　

領収書の書式に決まりはあるのか

文房具屋さんに行けば、手書き用の領収書（冊子になっています）が売っているかと思いますが、領収書って、手書きでなければだめなのでしょうか。

専用用紙へ手書きでなければならないような気がしますが、実際はパソコンで作った書式で作成してもOKです。

私の働いている会社では、会社ロゴ・角印も印字できるようにExcelで書式を作りカラー印刷、金額に応じた収入印紙を貼ってお客様へ送付していますが、今までクレームが来たことはありません。

領収書には、発行者の名称、連絡先(住所・電話番号）は必ず記載(印字）しましょう。

Excelで作った領収書については管理番号を付け、PDFファイルとして保存しています。領収書発行依頼があったとき、誰から受けたかということや請求内容・送付日などもExcelの表で管理し、請求書控えにも領収書を発行したことをメモしています。

管理方法については会社にルールがない場合、顧問の税理士さん・会計士さんに相談してみるのも良いですね。

まとめ

領収書発行の依頼があったときに、まず正しい内容で発行ができるようにデータの確認から始めます。入金日がずっと以前の場合、取引先名が変更になっていないか確認する必要がある場合もあります（最近の気づき）

消費税率についても、代金のサービス内容によって10%ではないかもしれないし、複数の税率が含まれている金額かもしれません。

発行は手書きでなくても良いです。「領収書」で検索すればテンプレートがたくさん見つかるので、アレンジして利用してしてみましょう。厳密なルールはないので、必要なことが記載されていれば形式は自由です。

また、請求書発行システムには領収書作成機能が付いていますので便利です。

領収書の発行について、発行側として気をつけることは、受け取り側が信憑性を認めるためにはどうしたらいいのかを考えて発行・管理することだと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございます。

まなび塾　あやのはるか

●領収書について、こちらの記事でも書いています。

●領収書サンプル(Excel)も作ってみました。こちらからダウンロードできます。