【経理】請求書作成のキホンについて

こんにちは。あやのはるかです。今日は発行する立場から見た請求書の基本についてのお話です。

請求書へ記載する事柄や、発行する時の注意点などについてお伝えしていきますね。

請求書は誰が作るの？

ところで、請求書ってどこの部署が発行するのが正しいのでしょうか。

「お金に関する事だから経理担当がするのが当然！」
「いやいや、お客様へ実際にサービスを提供している営業事務担当でしょ！」

実は、会社の規模や業務の流れにより、誰が（どの部署が）発行しているのかは異なります。また、必ずしも経理が発行しなければならないものではありません。

これまでの経験で多かったパターンは「情報をまとめる部署」と「作成する部署」が分かれている場合です。

売上情報を最初に把握できる部署で、お客様毎の請求情報を締日ごとにまとめて経理へ連絡。連絡と言っても、紙を回覧するわけではなく、売上確定したから請求書作ってくださいねという感じです。

経理部では販売管理システムの内容ざっくりチェックして、請求情報をダウンロードして請求書を発行する。そして会計ソフトへ売上を入力。発行漏れのチェックをして問題なければ、発行済みの連絡をします。

あるいは、請求書の発行まで他部署で行ったあと、経理にはその情報が届くというパターン。経理では受け取った情報をチェックして、問題なければ会計ソフトへ売り上げを入力します。

いずれにしても、2重チェック機能が働くように、手間をかけずに正確なものをもれなく作成・送付することが大切なこととなります。

請求書には何を書くの？

さて、請求日、支払期日以外に請求書に記載する事項について、簡単な表にまとめてみましたので参照してください。ダウンロードできるExcelのフォーマットも用意しました。

ちなみに請求書のフォーマットについては、指定の形式はありません。

【参考-１】請求書のフォーマット例

クラウド請求書作成の「マネーフォワードさん」が提供しているフォーマットの一つを参考にエクセルで作成したものです。

サンプルは1枚の請求書で完結していますが、たくさんの商品を販売している場合など1枚で収まらない場合は、合計金額と1行程度の摘要を記載した請求書と、別途請求明細を発行して添付することもあります。

サンプル画像が見にくいという方は、Excelファイルのダウンロードのリンクを画像の下に記載してありますのでご利用ください。

サンプルファイルとしてダウンロードはこちらから　※メンテナンス中につきご覧になれません。

【参考-２】請求書に記載する事項一覧

記載事項について一覧にしてみましたので参考になさってください。画像が小さくて見にくい場合は、PDFをダウンロードしてご覧ください。

PDFのダウンロードはこちら　※メンテナンス中につきご覧になれません。

請求書の作成方法って、どうするの？

2020年に入ってからリモートワークが浸透してきたことにより、印刷・郵送というスタイルから、クラウドの請求書システムを利用してデータを取引先に送るというスタイルも増えてきているかと思います。

まだクラウドのシステムは導入出来ていないけれども、導入に向けて社内・社外に調整中という企業さんも増えているのではないでしょうか。

印刷・郵送を前提とする場合、専用のシステムを利用して作成するか、ExcelやWordの請求書フォーマットを利用します。

他には、Accessを利用したり、件数が非常に少ない場合は手書きの場合もあるかもしれません。

ExcelまたはWordで作成する場合は、請求データをExcelで作成しWordへ差し込み印刷をしたり、ExcelのVBAマクロ機能を利用して作成することもできます。

私が勤めている会社は、Wordに差し込みをする形ですが、クラウドの請求書作成システム導入に向けて準備を進めています。

ちなみに、クラウドの請求書作成のシステムは数多くあります。無料から使えるものから年間で数十万円するものまで。請求書のシステムについては、別の投稿で書きますね。

まとめ

請求書の業務は、発行して取引先へ送付すれば終わりではありません。

支払期日にもれなく入金があるのか確認をして、遅延があれば各部署へ連絡をして最終的にはすべて入金済みになった時点で請求業務一連の流れは終わりです。

最後に、請求書作成のポイントについてまとめてみました。

• 請求書フォーマットについては特に指定はない
• 必須事項はもれなく記載するようにしましょう
• 義務ではないが押印やロゴを入れると偽造出来ないので安心
• 重複や漏れを起こさないように注しましょう

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

あやのはるか