「事務をまなぶ」では、事務初心者の方に必要となる基本的なスキルや知識について学ぶことをテーマにしています。例えば、次のような内容を投稿記事や、PDFなどのファイル配布でお伝えしていきます。
- 事務職としての在り方
- 困ったことをどう解決したか
- 知っていると便利なこと
- トラブルに巻きこまれない工夫
- 実際に使ってみてよかったなと思える学習サイト（事務スキルに限らず）→このページの下で紹介しています。
- 仕事をするうえで心がけることや、気づき、その他の情報→投稿で随時アップしていきます。
事務処理といってもその範囲は広く、また、それぞれの企業や部署で求められる役割や力量は違うかと思います。日々事務という仕事に携わっている立場から私自身も学び、仕事の大切さを理解して、ホームページをご覧のあなたの成長に役立つヒントをお届け出来ればいいなと思っています。
どうぞよろしくお願いいたします。
このページでお伝えすること
事務職に求められるもの
事務職は、どのような事業所・どのような事業部に属して事務の仕事をしているのかで「●●事務」という名称が変わります。営業部に属していれば「営業事」、工場の管理部なら「工場事務」、法務部なら「法務事務」、経理部に所属していれば「経理事務」・・・など。もっともっと種類はあります。
事務の種類・仕事の内容は異なっても、基本的な役割は「その部署本来の仕事を円滑に進められるよう気を配り手伝うこと」ではないでしょうか。
目立って功績をあげたり感謝されるわけではないけれど、事務員が存在しないと困ることも多いです。
たとえば、掛け売りで販売したサービスは、毎月〆て請求書を送らなければお金は永遠に入ってきません。入社があったときに担当部署の事務員が必要な手続きを行っているので、社員は社会保険に加入ができて健康保険証を使えます。
電話が鳴ったらそれを取って内容を聞き取り、適切な人へ取り次ぐ役目は事務仕事の一つで、相手へ与える印象の良し悪しも変わります。好印象を与えたことがきっかけで将来、お客様になってもらえることあるかもしれません。
〔関連記事〕
部署を問わず基本的に求められるもの
事務職は主役ではなく裏方的な役割だけれど、欠かせない存在なのです。それでは、基本的な事務職の役割を考えたときに、求められるもってなんでしょうか。ちょっと考えてみましょう。
会社の事業内容について知っている
そこで働いているのだから知っていて当たり前だろうと思えますが、実は会社のことをよく知らないことは良くあります。慣れない頃は目の前の仕事をこなすことが精いっぱいかもしれませんが、自分が働いている会社のことを会社のホームページや商品カタログなど一度じっくりと閲覧することをお勧めします。そして興味をもって、会社の歴史や事業について先輩に質問をしてみましょうね。
パソコンを使って依頼された書類作成ができる
パソコンを使って書類や資料の作成は主な仕事の一つ。スキルは高ければ高いほうが望ましいですね。タイピングのスピードも速ければ、処理も早くできます。どの程度パソコンが出来れば？ということですが、「●●の書類を作って」と頼まれたとき、Excelなら○○の機能と関数を使えばできそうだとイメージ出来ればいいと思います。
普段から、社内に既にある書式を見たり、社外で目にする資料があれば、「どうやって作っているのだろう？」「こんなのが作れたらいいな」と興味を持ち、実際に作ってみるとよいですよ。作りながらExcelやWord等ソフトの機能を覚えることがおすすめです。
自分だけでなく部署のスケジュール（予定）も把握している
ご自身の担当業務に対してはスケジュール管理ができていても、部署全体のスケジュールについて無関心ではありませんか？部署全体のスケジュール把握しておけば、予定外の仕事が増えそうなタイミングに気づくことができます。
チームで業務をすすめているというより業務をそれぞれの担当者が個々に進めている場合でも、仕事はどこかでつながっているので周囲への目配りができる余裕を持ちたいものです。
1日または週単位で、「予定外業務をする時間」を確保できるようにスケジュール管理を心がけましょう。
臨機応変に対応ができる
ルーチンワークのイメージが強い事務職ですが、急ぎで対応しなければならない事や過去に経験がない事例に対応しなければならないこともあります。経験が浅いうちは機転を利かせることができなくても、気にしないでくださいね。たくさんの事例に対応して経験を積むことが、臨機応変に対応できる人へ成長する秘訣です。
経験がない事例に対応するのは怖いとか面倒だとか思わずに、チャンスだと思う余裕を持ちたいものです。
分類、整理、整頓を使い分けて管理ができる
長く同じ仕事に携わっていると、数年前は有効であったことが今では時代遅れであったり不要なのではないかと思われることがあったりします。仕事そのものは変わらなくても手順を変えなければいけないときもあります。
質を高める・時間を有効活用するために、定期的に担当の業務を見直して整理・整頓する習慣を持つことをお勧めします。業務で使う書類やデータも同じように、整理・整頓が必要。分類ルールを決めて、それを守ることが効率化にもつなががり、わかりやすくなると思います。
- 分類は、規則性をもたせる・一定のルールを決めること
- 整理は減らすこと（本当に必要なものを残す）
- 整頓は、あるべき位置に収めること
データについて、ファイル名の先頭を数字（日付や優先度、使用順など）にしておくのがおすすめです。ファイルは年度ごとや内容ごとにフォルダへ分類しましょう。
書類は、使う頻度や時期で分類しておくと処理漏れが起こりにくいです。ただし、間違って分類してしまうこともあるのでたまに全部出して中身を確認しましょう。
わからないことはある程度自分で調べて対応できる
先輩社員は後輩社員が入ってきたら、将来その仕事を任せるためやアシスタントとして活躍してもらうために仕事を教えることも大切な仕事です。初めての人が迷ったり躓きやすいポイントを整理して先に伝えてあげることも先輩の役割だと思います。
だからと言って後輩(新人)である自分は「何でもかんでも教えてもらえて当然」という姿勢は、ご自身の成長のチャンスを逃しているのと同じではないかと思います。
その職場ならではの事柄については都度細かく教わる必要がありますが、調べて解決できることもあるかと思います。教わった仕事をやってみた結果、何が（どこが）わからなくて躓いているのかをはっきりさせてから質問する姿勢が大切です。パソコンの操作がわからないときは、検索で調べて方法を探して実際に試してみるほうが早く覚えるし身につきます。
期限があることは間に合わせることが大切なので、躓いて前に進めない時間が長くなりそうなら無理して自分自身で解決しようとせずに聞く。最初のミス後々に響いて最初からやり直しということになる場合もあるので、確認しながら進めていった方がいい場合もあるので、し
「このようにやってみたけれど、続けて大丈夫か」「自分は●●と考えてこのようにしました」という中間や結果の報告は忘れないようにしましょう。
部署ごとに求められるもの
基本的に求められるものの優先順位が部署ごとで異なると考えるとよいかと思います。
例えば、営業事務では経理事務と比較して、よりスピードと臨機応変さが求められます。外部からの依頼や問い合わせに対応することが多いので、常に優先順位を意識してルーチンの中に予定外の仕事を組み込めることも大切です。
逆に経理は、スピードより正確であることが求められます。出納処理や月次決算など期日が決まっていることが多いので、前倒しの処理を心がけて余裕をもって処理する姿勢が大切です。法律が変われば日々の処理に影響がでることもあるので、常に勉強は欠かせません。
法務事務や貿易事務など、専門的な知識が必要な事務職については、関連する資格の勉強をしましょう。資格取得を目指すのではなく、日々の仕事の質を高める目的や自身の成長を目指し目的で勉強すると楽しいと思います。その結果、試験を受けてみるのも良いですね。合格すれば、より一層、仕事の楽しさにも気付けるでしょう。
事務職は適性が必要？
「私はじっとしているのが苦手なので、デスクワークは無理。だから営業がいい。」という人がいます。一方、「人と話すのが苦手なのでパソコンに向かって事務処理しているほうが落ち着く」という人もいます。
おそらく、コミュニケーション能力が高く社交的な場合は人と接する営業や販売などの職種、そうでない場合はパソコンに向かう事務職に適性があると考えられているのかもしれません。これは、本当なのでしょうか。そこで「仕事に対する適性」について、自身の過去の経験より考えてみました。
〔関連記事〕
「適性検査の結果は、経験と熱意、興味があれば塗り替えられる」はこちら＞＞
ExcelやWordの基本を学ぶ
事務でよく使うソフトと言えば、マイクロソフトの、ExcelWordですね。ソフトにはそれぞれ得意なことがありますが、どちらかというとExcelを使う機会が多いような気がします。
Excelは人気があるソフトなので、便利な使い方から高度な使い方まで検索すればたくさんの情報を得ることができます。まなび塾では、Excel初心者の方が覚えるといいかなと思える関数や機能について説明をしたり、関数を使って作ったExcelのファイルの紹介をしています。
Excelの機能や関数はたくさんあって、すべてを知って使いこなすのはとても難しいことです。関数や機能は業務の内容や目的に応じて、少しずつ使えるようになっていけばいいと思います。
関連ページ
- Excel「超」入門 Excelの関数や機能を学ぶ前に知っておきたいこと
これができると、脱初心者！？ 事務業務の中で最低限必要だと思われる関数と機能について説明しています。ページの内容をPDFにしました。ダウンロードはこちらからどうぞ※しばらくお待ちください
- Excelに関する投稿をピックアップしています。
以前、会計ソフトからExcelへ出力したデータをいくつも比較してチェックする仕事があったときにたどり着いた関数でチェックが苦手な私がとてもお世話になっている関数です。Excelをまなぶ時にまず覚えたい必須関数の一つです。
- Wordのキホンに関する投稿をピックアップしています。
Wordは苦手だとかあまり好きではないという声をよく聞きます。私自身もそうなので、Excelに頼ってしまいます。
けれどWordには「美しい文書を作る」ための機能が充実していて、知られざる高度な機能も持ち合わせていてWordが得意だという人によればとても奥が深いソフトだそうです。まずは、簡単なビジネス文書をつくるところからWordに触れてみませんか？
ビジネス文書のキホンフォーマットについて
書式のダウンロード
書式は随時アップしていきます。下記のページにまとめていますので、ダウンロードしてご自由に活用ください。Excel以外のファイルもあります。
自宅で学べる e-Learningイーラーニング のご紹介
リモートワークが身近になった今、研修や学習についても自宅で動画を視聴したりリモートで受講できる機会が増えてきました。
以前、Webデザインやプログラミングのことを勉強したくて通学を検討してみたのですが、カリキュラムを消化できるか不安だし何といっても高額でとても手が出せませんでした。Excelなどの講座など、需要がある知識は検索してみればいい情報がたくさん公開されていますが、取捨選択が難しいものです。
会員登録自体は無料で、有料（月額課金や購入）のものにはなりますが、私自身受講経験がありいいなと思った優良な学習サイトを3つご紹介します。業務直結でない内容でも、興味をもって広く多様な知識を得ることは長い目で見れば仕事力アップにつながります。
無料でも利用できる範囲を有効活用して、ぜひ、たくさんの学びを得てくださいね。
大人だって学び続けよう！学習サイトのご紹介
Schoo（スクー）大人たちがずっと学び続けられる生放送コミュニティ
毎日生放送で講義があります。生放送は、コメントや質問を送ることができてLIVEに参加している気分になれます。生放送は無料ですが、会員登録（無料のオープン会員）が必要です。
過去の授業録画を閲覧するには、有料会員(プレミアムプラン）への申し込みが必要です。税込みで月額980円、年契約もあるようです。ビジネスやOAスキル以外にも、Webデザインや教養講座もあります。まずは、カテゴリからどのような講座があるのか調べてみたり、生放送を実際に受講してから有料にするかどうか決めても良いのではないでしょうか。解約は月単位でいつでも可能です。
gacco 無料で学べるオンライン講座
こちらは、社会人向けのオンライン大学のような雰囲気で、大学で行われているような内容を受講することができます。業務に直接役立てるというよりは、教養を高め視野を広げる目的にかなっているかもしれません。長期的に学び続けて、仕事にも行かせる瞳向いています。
ほとんどが無料授業ですが、対面など有料のものもあります。受講期限や課題がある講座もあります。こちらも、会員登録（無料）が必要です。動画視聴中、横に字幕(書きおこし)が表示されるので聞き取りにくい単語や知らない単語も目で確認できるためとても分かりやすいです。
Udemyオンライン講座 色んなことをあなたのペースで
こちらは学習動画を購入するサイトとなります。カテゴリの中から受講したい講座を選び購入します。すべての講座は動画のプレビューを閲覧できるので、安心です。年に何度かセールがあって、半額や8割引きで購入可能です。初めての会員登録をした場合、優待クーポンで半額以下で購入で切る特典があったかと思います。
世界中から学べるので、英語ができる方はより多くの講座を購入して受講できます。無料で購入できるものもあり、1講座3000円未満のものもあります。口座の上限額は24,000円となっています。